はじめに
みなさん、初めまして。NPO法人OVAでアウトリーチ部 / システム担当をしている三崎と申します。今回は、これまでと趣が異なり、OVAでの在宅ワークのコミュニケーションツールとして使用したバーチャルオフィス「oVice」について少しご紹介します。
コロナ禍以降、リモートワークが推奨され、様々な団体や企業で在宅ワークをする方が増えました。OVAでは事業内容の理由から、コロナ禍以前より在宅ワークを一部実施しており、比較的スムーズに職員の在宅ワークへの移行を進めることができたと思います。その結果、ブログを執筆している現在では、OVAの職員がオフィスに行く機会も少なくなりました。
一方で、課題として「職員間のコミュニケーション」が浮き彫りになってきました。
在宅ワークですと、対面でできていたコミュニケーションがメール、チャット、WEB会議のどれかになります。その際に以下のような問題が生じていました。
①「ちょっと相談したい」ができず、コミュニケーションコストが増大
オフィスで席を横にしている人であれば数秒で確認できる質問が、メールやチャット等を用いると文章を考えたりする過程が生まれ、コミュニケーションコストが増えてしまっていました。
②居場所感の喪失（雑談の減少）
オフィスで作業していたときには、お昼休憩の際など雑談が飛び交っており、オフィスがある種の居場所機能を果たしていました。しかし、在宅ワークでは雑談をするためにWEB会議を開くことも難しく、この状況では居場所機能はあまり見込めません。
その他には「ひとりでの仕事に孤独を感じる」などの課題が表出してきました。
これらの課題の解決と、職員の声もありバーチャルオフィスのoViceの導入が行われました。
oViceとは
oViceはとなりで話しているような、バーチャル空間を提供しているサービスです。
特徴をいくつか書いていきます。
- ブラウザ上のバーチャル空間でアイコンをマウスで自由に移動や操作可能
- 音声が聞こえる範囲までアイコンを近づけると相手に声が届く。（音声に指向性あり）
- 音声だけでなく画面共有や、カメラ画像も表示可能
- 吹き出しでチャットを送ることが可能
- バーチャル空間のレイアウトは自由に変更可能
- 日本語のヘルプ
他にも機能があるのですが、詳しくはoViceのホームページをご覧ください。（デモも体験可能です。）
https://ovice.in/ja/
oVice以外にもバーチャルオフィスとして利用できるサービスがいくつかあり、団体内にて導入するサービスの比較検討を行いました。その中でもoViceの導入する決め手となったのは、日本語でのヘルプでした。oViceは日本のIT企業によるサービスということもあり、日本語のUI、ヘルプページ、サポート体制が完備されています。初めて使用するツールですので、日本語でのサポート体制があった方が良いということになり、oViceに決まりました。
導入後の反応
導入して自然と何名かの職員とoVice上で働く機会が増えていきました。このとき私が一番最初に感じたことは、一目で誰が今出勤しているか分かることです。それまでは、「チャットがオンラインになっているか」や、「カレンダー機能」で他の職員が出勤しているか確認していましたが、oViceでは一目で大体が把握することができます。聞きたいことがあった際など、「この人は今いるのか、話しかけていいか」などは、oViceを見て判断できるるようになりました。（oVice上にログインしていてもちょっと離席しているなどはありますが、話しかけやすさは格段に上がったと思います。）
*NPO法人OVAで設定中のオフィスの画像（現在は流線形のオフィスになっています。）
バーチャルオフィスoViceの使用感について、職員にもアンケートを取ったので一部紹介します。
すぐに話しかけられるので便利です。
さっと話す時の通話のハードルが下がりました。便利に感じています。
アンケートでも同様に話しかけやすくなったという方が何名かいらっしゃいました。
やはり声をかけやすくなったというのは、大きなメリットだったのではないでしょうか。
一緒に働いている感じがしますし、簡単なミーティングに便利です。
部署内で一人の時間でも事務の方等がいらっしゃると、ちょっと安心することができました。
勤務中のメンバーが部署問わず見えるので、チーム感のつながりが高まり声をかけやすい。
次に良いポイントとしてあがっていたのは、「一緒にいる感じ」についてでした。
バーチャルオフィスにいるとアバターの動きを通して、他者を身近に感じることができ、それによってなんとなく”オフィスに一緒にいる感じ”がします。（個人的な感想です）
それが、職員の感じる安心やチーム感につながったのではないでしょうか。
一方で以下のような意見もありました。
突然話しかけられるとビックリする。
突然話しかけてもいいものか、迷います。
バーチャルオフィスもいいことばかりではなく、イヤホンから突然他の人の声が聞こえると、びっくりしてストレスに感じてしまいます。
話しかけようとする方も、どう話しかけていいのか迷うというストレスもあるかと思います。「話しかける前にチャットで投げかける」など、使い方のルールの整備が必要そうです。
また個人的な体験ですが、複数人で打ち合わせをしている声が聞こえる範囲に、自分が意図せず入ってしまい、打ち合わせの内容がそれとなく聞こえてきたときがありました。
どことなく盗み聞きしているような罪悪感を感じてしまい、打ち合わせの声の聞こえない範囲までアイコンを動かしたことがあります。情報がもれ伝わることや、もれ伝わってくることへのストレスはあるのかもしれないです。
今後、入室人数が増えてきた際に、「意図せずして自分の声が聞こえてしまった」や「他人の声が意図せず聞こえてしまう」という機会も増えてきそうです。
そのときはバーチャルオフィスのスペースを広くするなどの対応が必要になるのかと思います。
このほかにも「休憩の際に職員間で雑談できるスペースを設けてはどうか」などの声などもあり、バーチャルオフィスは改善の余地がありそうです。
まとめ
OVAにてバーチャルオフィスoViceを導入してみてですが、良かった点としては以下の点があげられます。大きかったと感じています。
- 話しかけやすくなった。
- 「一緒にいる感じ」がする。
OVAでは完全在宅勤務による相談員の募集なども行っており（2022年1月現在、停止中）、今後団体内でも実際に顔を合わせたことのない方と一緒に仕事をして、コミュニケーションを取る機会が増えてくると思われます。
そのような中で、職員のコミュニケーションツールの1つとしてバーチャルオフィスのoViceは利用できるのではないかと思います。
今回アンケートでは、職員の良かったという声もあったため、OVAでは適宜ルールの改善を加えつつバーチャルオフィスの運営を行っていく方針です。
*今回はoViceのNPOや学生団体へのサービス無償提供のプログラムに参加して利用し、レビュー記事を書かせていただきました。
oVice様、ご支援いただきまして誠にありがとうございます。
無償提供のプログラムの詳細は、こちらをご覧ください。
https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000027.000058507.html
（無償提供の実施状況やサービス内容などのご質問はお答えいたしかねますので、サービスを提供しているoViceへ直接お問い合わせください。）
